किसी सामान या सार्वजनिक धनराशि की ऐसी हानि जिसकी वसूली संभव नहीं हो, को किसी प्राधिकारी द्वारा अंतिम रूप से अपलिखित करने के लिए आवश्यक है कि-
1
निर्धारित सीमाओं तक अपलेखन के लिए वह प्राधिकारी नियमानुसार सक्षम हो।
2
हानि से व्यवस्था में ऐसा दोष उजागर नहीं हुआ हो जिसके सुधार हेतु उच्च प्राधिकारी के आदेश वांछनीय हों।
3
किसी कर्मचारी की ऐसी गंभीर उपेक्षा उजागर नहीं हुई हो जिसके कारण उसके विरुद्ध अनुशासनात्मक कार्यवाही के आदेश वांछनीय हो।
4
उपर्युक्त सभी।